Мога ли да изтрия фактура?
Не. Издадената фактура се анулира с посочена причина или се коригира с кредитно или дебитно известие. И в двата случая остават оригиналният документ, корекцията и връзката между тях.
Документи, които помнят от какво са произлезли
В ComOps документът рядко се пише от нулата. Офертата става поръчка за продажба, поръчката става експедиция и фактура, а сгрешената фактура става кредитно или дебитно известие, което сочи обратно към нея. Всяка стъпка пренася редовете и сумите напред и оставя връзката след себе си.
Една верига, без преписване
Приемането на офертата създава поръчката за продажба и отбелязва офертата като преобразувана, а двата документа остават свързани. Преобразуването на поръчката копира редовете във фактурата, а падежът идва от договорените с клиента условия на плащане, а не от дата, която някой избира на ръка. Експедицията може да издаде фактурата за това, което действително е излязло. Проформата става реална фактура след като бъде издадена, а преобразуването отказва да се изпълни втори път върху същата проформа или изобщо върху неиздадена. Всяка стъпка е преобразуване със собствена проверка, така че нищо не се преписва на ръка.
Корекциите са документи, не изтривания
ComOps издава фактури, проформи, кредитни и дебитни известия, а издадена фактура никога не се изтрива. Тя се анулира или се коригира и в двата случая остава документ. Анулирането минава през редица проверки, преди да направи каквото и да било: изисква се причина, периодът не трябва да е заключен, фактурата трябва да съществува и да не е вече анулирана, да е в статус, който позволява анулиране, да няма действащо кредитно или дебитно известие, което сочи към нея, а ако по нея вече има разнесени плащания, анулирането не ги оставя без документ, а налага преиздаване върху нова чернова. Известията носят препратка към фактурата, която коригират, а екранът на фактурата гледа в обратната посока, така че връзката се чете и в двете посоки.
Номерация, която издържа при едновременна работа
Всеки вид документ има собствена номерационна редица, която се определя при издаването. Следващият номер се взема под заключване на реда на самата редица, така че двама души, издаващи в един и същи момент, получават два различни номера, а не един и същи два пъти. Редиците се администрират: могат да се видят, да се променят и да се създадат нови, а номерът, който документът е получил, остава при него. Номерата остават последователни и без пропуски при едновременна работа именно заради това заключване.
Затвореният месец си остава затворен
Заключването на приключения период се проверява преди издаване на фактура, преди преобразуване на проформа или на поръчка за продажба, преди фактура от абонаментен договор, преди издаване на кредитно известие и преди осчетоводяване на плащане от клиент или към доставчик. Всеки такъв опит в затворен месец спира с грешка, която назовава месеца, така че корекция, чието място е в текущия период, не може тихо да попадне в период, който вече е отчетен.
Суми, които не се въвеждат
Данъчната основа, ДДС и сумата с ДДС в заглавната част на документа никога не се пишат на ръка. Те се записват от изчислението по редовете, и трите заедно от един резултат, при всяко прилагане на данъка. Черновата може да преизчисли ДДС по продуктите си във всеки момент, така че промяна в ставка стига до отворената чернова с едно действие. Оставащата сума по фактурата се съгласува с разнесеното по нея, а проверка в софтуера твърди точно това. Вижте как се определя самата ставка в страницата за данъчното ядро.
Издадени по график, видими за клиента
Абонаментният договор издава фактурите си, когато станат дължими, по същия път в кода, по който минава и бутонът, натиснат от човек, така че фактурата по график минава през същите проверки като издадената на ръка. PDF документът се генерира вътре в ComOps от същия документ. Клиентът ви може да влезе в портал, да види собствените си поръчки и фактури и да изтегли същия PDF, без някой да му го изпраща отново. Същият документ произвежда и електронната фактура по стандарта, описана в страницата за електронно фактуриране.
Често задавани въпроси
Двама души издават фактура в една и съща секунда. Ще получат ли един и същи номер?
Не. Номерът се взема под заключване на реда в номерационната редица, така че второто издаване изчаква първото и получава следващия номер.
Искате да видите корекция, проследена обратно до фактурата, от която е произлязла?